Mit Kollegen erfolgreich zusammenarbeiten

Eine aktuelle Umfrage zeigt deutlich: Das Projektmanagement gehört in Unternehmen zum täglichen Geschäft. Um Projekte erfolgreich meistern zu können, ist die Teamarbeit mit den Kollegen aus den unterschiedlichsten Fachabteilungen notwendig. Vielleicht haben Sie schon einmal die Erfahrung gemacht, dass das Arbeiten in einer Gruppe mühsam und wenig fruchtbar sein kann.

Die Ursachen sind vielfältig:

– Die Kollegen aus den Fachabteilungen vertreten die Interessen ihrer Abteilungen und nicht die der Projektgruppe.

– Einige Kollegen empfinden die Teilnahme an einem Team als zusätzliche Belastung, denn schließlich haben sie auch noch andere Aufgaben.

– Verabredete Zeiten und Abmachungen werden nicht von allen eingehalten. Manche kommen zu den Teambesprechungen zu spät oder gehen früher oder erfüllen ihre Aufgaben nur teilweise.

– Unter den Kollegen wird offen oder versteckt ein persönlicher Konkurrenzkampf geführt und es wird nicht offen miteinander gesprochen.

… wenn die Teamfähigkeit fehlt

Die Projektarbeit kann auch scheitern, wenn es an der Teamfähigkeit einzelner Mitglieder mangelt. Zu den häufigsten Problemen kommt es, wenn Einzelne die Teamzugehörigkeit missbrauchen, um eigene Leistungsschwächen zu verbergen „ich mache Teamwork, aber die Arbeit machen die anderen“ oder gar persönliche Machtziele verfolgen. Solche Einstellungen können das Aus für ein Team bedeuten.

Aber durch individuelle Zielvereinbarungen hat man allerdings die Möglichkeit die Teammitglieder zu kontrollieren und im schlimmsten Fall Mitglieder aus dem Team auszuschließen.

Eine Gruppe ist noch kein Team: Das optimale Team bilden

Die Zusammenstellung Ihres Teams hat entscheidenden Einfluss auf das Gelingen oder Scheitern eines Projektes. Dabei sollten Sie vorab klären:

– Wie soll das Team zusammengesetzt sein?

– Die Größe des Teams?

– Wer eignet sich als Teamleiter?

Die richtige Teamzusammensetzung finden

Die Teamzusammensetzung hängt natürlich entscheidend von dem Projekt ab. Ein Beispiel: Sie haben die Aufgabe erhalten, die Organisation der E-Mailkommunikation kundengerecht zu optimieren. Bisher werden Kunden- oder Interessentenanfragen über Sammel-E-Mailadresse empfangen, die dann sortiert, also zumindest angelesen werden müssen, um sie dann an die entsprechenden Kollegen weiterzuleiten. Diese unbefriedigende und zeitaufwändige Arbeit muss durch technische und organisatorische Maßnahmen geändert werden. Diese Aufgabe macht es notwendig, das sich Ihr Team mindestens aus Kollegen der EDV-Abteilung und dem Vertrieb zusammensetzen muss. Denn diese Fachabteilungen sind von einer Neuorganisation betroffen.

Die ideale Teamgröße: Die Teamgröße hat ebenfalls entscheidenden Einfluss auf den Erfolg eines Projektes.

Das Team sollte groß genug sein, um eine Vielfalt von Erfahrungen, Wissen und Fertigkeiten zu repräsentieren. Aber es sollte klein genug sein, um den Austausch von Informationen und Argumenten zwischen den Teammitgliedern reibungslos zu ermöglichen. Damit Ihr Team produktiv ist,  muss sowohl eine  überschaubare Aufgabenverteilung als auch der schnelle Informationsaustausch möglich sein.

Ein Teamleiter ist notwendig

Machen Sie nicht den Fehler auf einen Teamleiter zu verzichten, denn wenn sich in Ihrem Team jeder oder – im schlimmsten Fall – keiner für alles zuständig fühlt und die Arbeit nicht nach Aufgaben und Fähigkeiten verteilt ist, wird das Team unproduktiv.

Als Teamleiter kann grundsätzlich jedes Mitglied eines Teams infrage kommen, unabhängig davon, welche Funktion der Kollege im Unternehmen hat.

Die Aufgaben des Teamleiters

Der Teamleiter muss die Aufgaben in dem Team koordinieren, also wer ist für was zuständig. Bei Debatten übernimmt der Teamleiter die Aufgabe der Moderation und des Konfliktmanagements.

Moderation: Jeder kommt zu Wort

Eine gute Teamarbeit kann nur funktionieren, wenn Arbeiten und Entscheidungen im Konsens erfolgen, sonst kann das Team schnell auseinander fallen. Dabei ist die Rolle des Moderators unverzichtbar. Er sorgt dafür, dass jeder seine Meinung sagen kann, die Argumente und Ansichten abgewogen werden und Unterschiede sowie Gemeinsamkeiten klar erkennbar werden. Kommunikationsprobleme im Team müssen vom Teamleiter behoben werden.

Komplizierte Zusammenhänge, Ziele oder Probleme verständlich aufbereiten

Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, sollte sich der Teamleiter aus heiklen Diskussionen vorübergehend herausnehmen und hier moderierend einwirken. Also, das Beziehungs- und Verständigungsproblem im Team ansprechen und vermitteln. Damit auch komplizierte fachliche Zusammenhänge allen Teilnehmern verständlich sind, sollten die verschiedensten Visualisierungstechniken, wie Flipchart, Pinnwand genutzt werden.

Teamvertretung nach außen

Der Teamleiter vertritt das Team auch nach außen. Er ist somit der Ansprechpartner, wenn es um Team/Projektfragen geht. Dazu gehört auch, das er für sein Team verhandelt und organisiert. Dazu gehören z. B. die Terminabsprachen, die Reservierung des Besprechungsraums und die Zusammenstellung des Info/Datenmaterials für die Teammitglieder. Die Präsentation des Projektergebnisses gehört auch in sein Aufgabengebiet.

Das Team repräsentieren

Ein Teamleiter wirkt nicht nur von innen auf sein Team, sondern vertritt es nach außen, indem er sein Team und deren Arbeit repräsentiert. Das bedeutet, dass er beharrlich die Interessen und auch Forderungen seines Teams vertritt. Ein Teamleiter sollte deshalb in der Lage sein:

– die eigene Teamarbeit zu erläutern und zu präsentieren,

– sachlich und selbstbewusst die Interessen seines Teams zu vertreten,

– die eigene Teamarbeit in übergeordneten Zusammenhängen zu verstehen und entsprechend zu handeln.

Projektergebnisse richtig präsentieren

Eine noch so gute Teamarbeit mit noch so guten Ergebnissen kann scheitern, wenn sie nicht richtig „verkauft“ wird. Teamergebnisse müssen immer wieder präsentiert werden, z. B. vor der Geschäftsführung, um Rechenschaft über die geleistete Arbeit abzulegen oder vor dem Betriebsrat, wenn es sich um ein mitbestimmungspflichtiges Projekt handelt.

Natürlich ist es auch machbar, dass ausgewählte Teammitglieder das gemeinsame Projektergebnis präsentieren. Effektiver ist es aber meist, wenn sich der Teamleiter mit entsprechenden Voraussetzungen auf diese Arbeit konzentriert.

Ob nun Teammitglieder oder der Teamleiter die Präsentation übernimmt, er/sie sollten diese Fähigkeiten besitzen:

– den Vortrag überzeugend zu gestalten,

– komplexe oder komplizierte Zusammenhänge mit geeigneten Mitteln, wie z. B. Overhead-Projektor, Flipchart zu visualisieren,

– diplomatisch zu verhandeln. Denn oft sind mit der Präsentation von Teamergebnissen kritische Einwände und Fragen verbunden. Oder Entscheidungen müssen getroffen werden, ob dieses Team weiterhin an dem Projekt zusammenarbeiten darf/kann.