Flexibel bleiben: Butlers telefoniert in der Cloud
Per Telefon Tischdecken nachordern, danach Kundenanrufe entgegen nehmen und die IT wegen der defekten Kasse anrufen: Die Marke Butlers setzt auf Telefonie aus der Cloud. Und kann damit die Kommunikation im Team und mit Kunden verbessern.
Butlers nutzt das Komplettpaket DeutschlandLAN Cloud PBX von der Telekom (Quelle: Butlers Presse)
Sind die Lichterketten aus dem Online-Katalog noch vorrätig? Kann ich einen Adventskranz reservieren? Lassen sich die dunkelblauen Tischläufer und die dunkelroten Kerzen nachordern? Ob Informationen für Kunden oder Lieferanten – die Telefone klingeln rund um die Uhr in der Butlers-Filiale und Zentrale in der Kölner Innenstadt. Gerade in den Wochen vor Weihnachten brummt das Geschäft des auf Tisch-, Wohn-, Dekoaccessoires und Geschenke spezialisierten Einzelhändlers. Auch, weil Mitarbeiter und studentische Aushilfen den Anfrageansturm reibungslos bewältigen können, der über die Telefon-Hotline bei Butlers ankommt. „Früher war es immer sehr zeitintensiv, neue Arbeitsplätze einzurichten“, sagt Butlers-IT-Leiter André Martens. „Das geht heute schnell und einfach.“
Cloud-Telefonie: Flexibel Arbeitsplätze hinzubuchen
Der Grund: Statt wie früher auf die klassische ISDN-Telefonanlagen setzt Martens heute auf eine hoch skalierbare Telefonanlage aus der Cloud: DeutschlandLAN Cloud PBX von der Telekom. Mit der Umstellung auf IP – also Telefonie über das Internet – hat Butlers auf eine innovative, zukunfts- und vor allem ausbaufähige Lösung umgesattelt, die den herkömmlichen Festnetzanschluss durch eine Cloud-basierte Anlage ersetzt.
Heute kann der IT-Leiter in Spitzenzeiten ganz einfach neue Accounts einrichten und wieder abschalten. Temporäre Mitarbeiter erhalten dank Cloud PBX einen eigenen Arbeitsplatz mit einer eigenen Rufnummer – bezahlt wird nach dem Pay-per-use-Prinzip. „Das Abrechnungsmodell auf monatlicher Basis ist attraktiv“, sagt der IT-Leiter: „Wenn im Weihnachtsgeschäft unsere 70 festen Mitarbeiter in der Zentrale durch Aushilfen unterstützt werden, buchen wir die entsprechende Zahl von Telefon-Accounts für zwei oder drei Monate hinzu. Diese Skalierbarkeit und Flexibilität ist eine der großen Stärken der Anlage – es bedeutet ein niedriges Startinvestment gepaart mit überschaubaren Kosten.“
Kundengespräche in der Cloud
Die Einrichtung der Telefonanalage aus der Cloud war denkbar einfach. Deswegen verzichtete Martens auch auf den von der Telekom angebotenen Einführungs-Workshop. „Cloud PBX lässt sich einfach konfigurieren“, sagt Martens. „Wir haben morgens die ersten 70 Mitarbeiter im System angelegt und ihnen neue Nummern zugewiesen – das hat keine drei Stunden gedauert und war noch vor Geschäftsbeginn erledigt.“
Seitdem finden Kunden- oder Lieferantentelefonate in der Kölner Zentrale in der Cloud statt. 30 Gespräche gleichzeitig wickelt Butlers so ab, auch mobile Endgeräte wie Smartphones lassen sich integrieren. Alle Kommunikationsaktivitäten von Butlers lassen sich in einer einzigen Lösung vereinen. Auch Chat- und Konferenzfunktionen gehören zum Umfang der Telefonanlage aus der Cloud dazu.
Weniger Aufwand dank Cloud-Telefonie
Martens hat nicht nur das gute Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt, sondern auch die Zusatzfunktionen. Besonders hilfreich: die immer gleich bleibende Bürodurchwahl. Egal ob in der Filiale, im Büro oder im Home Office: Mitarbeiter sind immer unter der gleichen Nummer zu erreichen, was die Kommunikation erheblich vereinfacht. Und auch die IT-Abteilung hat seit der Umstellung deutlich mehr Zeit. „Unser Aufwand für Telefonie geht gegen Null“, sagt Martens. „Wir müssen Telefonanlage und Server nicht mehr selbst betreiben und warten. Regelmäßige lokale Backups sind nicht erforderlich, da die Cloud-PBX-Daten ohnehin in mehreren deutschen Rechenzentren der Telekom gespiegelt werden.“
Was auch ein Pluspunkt für den IT-Leiter war, denn Bedenken wegen der Sicherheit hat er nicht. „Die Telekom speichert unsere Daten in den hochsicheren Rechenzentren in Deutschland. Damit unterliegt unsere Lösung den strengen deutschen Datenschutzregeln und ist DSGVO-konform.“ Bei den 70 bereits migrierten Mitarbeitern soll es nicht bleiben. Butlers möchte künftig weitere 15 Arbeitsplätze im Zentrallager in Köln auf die Cloud umstellen.
Autorin: Jana Wiedemeyer