Bessere EMails schreiben

Haben Sie schon E-Mails erhalten, wo Sie sich auf den „Schlips getreten“ fühlten? Sie kennen den Absender der Nachricht gut, aber Sie fühlen sich durch seine Formulierung irritiert.

Damit Ihre E-Mails nicht missverstanden werden und beim Empfänger den richtigen Eindruck hinterlassen, sollten Sie einige Regeln beachten:

 

Das Problem: In E-Mails wird oft ein lockerer Ton angeschlagen, der beim Empfänger nicht immer gut ankommt oder missverstanden wird.  Bei einem direkten Gespräch oder einem Telefonat haben Sie die Möglichkeit dem Nachrichteninhalt über Gesten, wie einem Augenzwinkern oder Ihrer Stimme, Feinheiten hinzuzufügen. Aufkommende Unklarheiten können sofort bereinigt werden.

Zwar stehen Ihnen bei der E-Mailkommunikation so genannte „Emoticons“ (Piktogramme, kleine Symbole für Gefühle, wie Ironie oder Augenzwinkern) zur Verfügung, diese kennen aber nicht alle E-Mailempfänger und außerdem können sie eine scharf formulierte Nachricht nicht entkräften.

Deshalb: Achten Sie bei E-Mails genau darauf, was Sie sagen und vor allem, wie Sie es sagen.  Und konzentrieren Sie sich in Ihrer Nachricht auf das Wesentliche. Lange Diskussionen per E-Mail machen keinen Sinn, hier ist ein persönliches Gespräch notwendig.

Richtig antworten: Alle E-Mailprogramme verfügen über eine Antwort-Funktion. Damit wird der Originaltext des Absenders in Ihre E-Mail übernommen. Der Sinn: Sie können sich direkt auf eine Aussage beziehen oder Satz für Satz beantworten. Text, der nicht benötigt wird, löschen Sie. Zu Beginn der Antwort-E-Mail schreiben Sie eine kurze Begrüßung und einen einleitenden Satz, wie „… hier die Antworten auf Ihre Fragen …“.

Der Betreff muss immer aussagekräftig sein. Er ist wie eine Schlagzeile und entscheidet mit darüber, ob und vor allem wann Ihre Nachricht gelesen wird. Im Betreff kommt immer eine kurze Kernaussage Ihrer Nachricht, wie z. B. „Terminbestätigung 06.06.“ oder „Umzugstermin 12.08.“.

Kurze Signatur: Die Signatur von E-Mails soll Auskunft über den Absender geben. Dazu gehört der volle Name, Funktion, postalische und elektronische Anschrift sowie die Telefonnummer. Die Platzierung des Firmenlogos, Werbesprüche oder sonstige Hinweise sind fehl am Platz.