• Protokoll erstellen, führen? So klappt es …

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    So protokollieren Sie alles richtig

    Sie müssen bei einer Vereinssitzung, Schulbesprechung oder in Ihrem Job Protokoll führen? Kein Problem! Es gibt verschiedene Protokollarten, die nach Inhalt und Aussagekraft unterschieden werden.

    Hier, die wichtigsten Protokollarten sowie deren Unterschiede:

    Wörtliches Protokoll: Hier müssen Sie die Äußerungen Wort für Wort notieren, wobei Sie spachlich-formale „Unebenheiten“, die sich durch das freie Reden der Teilnehmer ergeben, glätten können. Diese Art des Protokolls verlangt von Ihnen äußerste Konzentration und eine hohe Schreibgeschwindigkeit.

    Verlaufs-/Verhandlungsprotokoll: Hier handelt es sich um ein ausführliches Protokoll, aus dem deutlich hervorgehen muss, wie es zu den Beschlüssen/Ergebnissen gekommen ist. Was welcher Teilnehmer gesagt hat, wird von Ihnen nicht im exakten Wortlaut wiedergegeben, sondern sinngemäß. Wichtig ist, dass Sie während der Besprechung den Verlauf der Diskussion und den Weg zu den Ergebnissen festhalten. Natürlich werden auch die Beschlüsse/Ergebnisse protokolliert.

    Kurzprotokoll: In diesem Protokoll werden die Beschlüsse oder Ergebnisse notiert. Der „Weg“, der aber dazu geführt hat, halten Sie äußerst knapp.

    Beschluss-/Ergebnisprotokoll: Hier werden die Beschlüsse/Ergebnisse einer Besprechung festgehalten. Die Diskussion der Teilnehmer, die zu dem notierten Ergebnis geführt hat, brauchen Sie nicht protokollieren.

    Protokoll führen: So protokollieren Sie alles richtig

    Beachten Sie: Das Protokollführen verlangt von Ihnen ein hohes Maß an Konzentration und Auffassungsgabe. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich auf diese Arbeit gut vorbereiten:

    1. Machen Sie sich mit der Teilnehmerliste vertraut und prägen Sie sich die Namen ein. Für gleichklingende Namen notieren Sie sich Abkürzungen.

    2. Handelt es sich um einen umfangreicheren Teilnehmerkreis, sollten Namensschilder platziert werden. In diesem Fall wählen Sie einen Platz, von dem Sie diese lesen und alle Redebeiträge gut hören können.

    3. Sie können sich auch einen Sitzplan/Skizze erstellen, bei dem Sie die Plätze nummerieren. Dann brauchen Sie während der Besprechung nur noch notieren „Nr. 5 fragt…“ und „Nr. 11 antwortet…“.

    4. Machen Sie sich unbedingt mit der Tagesordnung vertraut. Denn je weniger Sie über die besprochenen Themen wissen, desto schwerer ist es, Protokoll zu führen. Hilfreich ist es, wenn Sie mit Fach- oder Fremdwörtern vertraut sind. Auch hier können Sie sich passende Kürzel festlegen.

    5. Damit Sie beim Protokollieren den Überblick behalten, sollten Sie für den neuen Tagesordnungspunkt ein neues Blatt hernehmen und die Blätter durchnummerieren.

    6. Beschreiben Sie nur jede zweite Zeile, so haben Sie Platz, falls Sie noch etwas einfügen müssen.

    7. Trennen Sie auf dem Blatt jede Aussage eines neuen Redners durch eine Leerzeile.

    8. Ergebnisse und Beschlüsse markieren Sie zusätzlich.

    9. Sprechen Sie mit dem Diskussionsleiter/Moderator ab, dass er die Teilnehmer, die er zur Diskussion aufruft, mit Namen anspricht.

    10 Drängen Sie darauf, dass nach jedem entstandenem Ergebnis/Beschluss oder getroffener Vereinbarung noch mal für alle zusammenfassend formuliert wird. Das ist gut für die Sitzungsteilnehmer, weil evtl. vorhandene Missverständnisse gleich ausgeräumt werden können, und es ist gut für Sie.

    11. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit das Protokoll gleich über einen Laptop mitzuschreiben. Das würde Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern, wenn Sie mit der Handhabung, insbesondere der Tastatur, vertraut sind.

    12. Bei hitzigen Diskussionen ruhig mal daran erinnern, dass Sie mitschreiben müssen.

    Formaler Aufbau eines Protokolls:

    1) Bezeichnung des Dokuments als Protokoll

    2) Bezeichnung der Besprechungs-/Diskussionsgruppe

    3) Ortsangabe, wie z. B. Sitzungsraum/Konferenzraum

    4) Zeitangabe: Beginn der Besprechung

    5) Alle Teilnehmer werden mit Namen aufgeführt und ob sie anwesend sind. Sind einige Teilnehmer nur zu bestimmten Tagesordnungspunkten anwesend, notieren Sie das ebenfalls.

    6) Tagesordnungspunkte

    7) Protokolltext und Wiedergabe der Sitzungsinhalte mit Beschlüssen und evtl. Folgeaufgaben

    Am Schluss des Protokolls:

    8) Ende der Sitzung (Uhrzeit)

    9) Evtl. Termin für die nächste Besprechung

    10) Ort und Datum der Erstellung des Protokolls

    11) Unterschrift des Besprechungsleiters (links) und von Ihnen (rechts)

    12) Verteiler

    Comments (1)

    1. Moni

      Antworten

      Hallo. Ich musste in den letzten Monaten viele Protokolle schreiben. Anfang des Jahres hatte ich diese Tipps gefunden. Die waren sehr hilfreich, vielen Dank dafür! Das war für mich Neuland und am Anfang habe ich mich damit echt schwer getan. Gruß, Moni

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