Immer diese Sitzungen und Besprechungen…

Ob am Arbeitsplatz oder bei Vereinssitzungen, verbringen Sie immer mehr Zeit in Sitzungen und Besprechungen? Hier unsere Anregungen, damit Ihre nächsten Konferenzen effektiver werden:

Ist die Konferenz überhaupt notwendig? Die Frage ist simpel, doch Sie wissen, viele Angelegenheiten lassen sich etwa schriftlich oder im Gespräch klären.

Zweck: Ist eine Besprechung unumgänglich, muss allen Beteiligten klar sein, um was es geht. Ist das Ziel der Informationsaustausch oder müssen Entscheidungen getroffen werden?

Das optimale Zeitmanagement ist bei der Durchführung von Besprechungen unumgänglich. So sollte jeder Tagesordnungspunkt mit einem Zeitrahmen versehen werden.

Welche Teilnehmer sollen an der Besprechung teilnehmen? Denn wen das Thema nur am Rande betrifft, ist gelangweilt und steckt vielleicht die anderen Mitarbeiter an. Das bedeutet, eingeladen werden nur die Kollegen, die zur Tagesordnung gewichtige Beiträge leisten können. Bedenken Sie, Besprechungen mit mehr als zehn Teilnehmern werden uferlos und sind unübersichtlich.

Eine Tagesordnung sollte bei jeder Besprechung vorliegen. Sie ist quasi der rote Faden. Ansonsten ist die Gefahr der Verzettelung groß. Die einzelnen Punkte müssen vorher mit den Teilnehmern abgestimmt werden.

Bei größeren Besprechungen mit mehr als vier Personen sollte ein Sitzungsleiter bestimmt werden. Das muss nicht der Einladende oder Ranghöchste sein. Zu seinen Aufgaben gehört es den Besprechungsverlauf zu organisieren, Prioritäten festzulegen und die Zeitplanung vorzunehmen sowie eine zielorientierte Besprechungsatmosphäre herzustellen.

Ein sorgfältig erstelltes Protokoll dient dazu, um Ergebnisse, Beschlüsse/ Vereinbarungen für alle verbindlich festzuhalten. (Protokoll erstellen? So klappt es … )

Gesprächs- und Verhaltensregeln, wie die Redezeit begrenzen, ausreden lassen, nur in den Pausen rauchen, … sollten zum Beginn der Sitzung allgemein gültig bestimmt werden.